Der er god fidus i at bruge den tid, det tager at få formuleret en personalemanual. HR-ekspert Caroline F. Toft forklarer, hvordan man går til opgaven.

For det første er det vigtigt at fastslå, at virksomheder i Danmark ikke er underlagt et juridisk krav om at have en personalehåndbog – altså et skriftligt dokument, en intranet-version eller en fysisk bog, der udleveres ved ansættelsen. Men mange ledere har alligevel set den positive effekt, det kan have for en virksomheds medarbejdere og kultur at have en håndbog i organisationen.

Hvad er formålet?

Gennem resultaterne af interne klima- og medarbejderundersøgelser viser der sig et behov for og udtrykt ønske om at få en bog, der giver svar på de fleste spørgsmål. Informationerne i håndbogen er et af de parametre, medarbejdere prioriterer som vigtigt i ansættelsesforholdet. Undersøgelser viser, at medarbejderne efterlyser informationen, hvis den ikke er tilgængelig.

Således er det overordnede formål med en personalehåndbog at udstikke retningslinjer og skabe gode ledelsesmæssige rammer og vilkår, som skaber tryghed for medarbejderne samt introducerer nye medarbejdere for virksomhedens regler, normer og værdier.

Andre formål kan være at tiltrække og fastholde medarbejdere, styrke virksomhedens image eller sikre det juridiske informationsgrundlag i forhold til medarbejdernes ansættelsesforhold.

Personalepolitik som et opslagsværk

Personalehåndbogen er en vigtig del af personalepolitikken. Den formidler ledelsens overordnede holdning til hvordan man som ansat forholder sig til konkrete processer, administrative procedurer og andre vigtige oplysninger i et arbejdsforhold.

Personalehåndbogen, eller hvad man ønsker at kalde den, er et opslagsværk, informationskilde som giver medarbejderen en forståelse for holdning, adfærd og udøvelse og den understøtter derfor en struktureret og ensartet behandling af medarbejderne.

Der kan være tale om overordnede principper og værdigrundlag for organisationen, og der kan være tale om mere operationelle retningslinjer, som ligger til grund for styringen og udvikling af medarbejderne.

Indholdet i personalehåndbogen skal afspejle virksomheden og er båret af virksomhedens normer og kultur samt ledelsens adfærd.

Den kan opdeles i tre overordnede elementer:

• Overordnet personalepolitik med udgangspunkt i virksomhedens idégrundlag og værdier
• Ansættelsesretslige regler, som skaber rammer i ansættelsesforholdet
• Praktiske oplysninger

Håndbogen kan indeholde forhold for: medarbejderudvikling, kultur og omgangstone, rekruttering, ferie, fravær, løn og personalegoder, barsel, rygning, alkohol, arbejdstid med videre.

Sådan skal den udarbejdes

Personalehåndbogen skal fremstå motiverende og appellerende til medarbejderne. Det er derfor vigtigt at formulere sig i et præcist og letforståeligt sprog. Undgå derfor at skrive ”man” for mange steder. Det er bedre at henvende sig direkte til medarbejderen og skrive ”du”, hvor det kan lade sig gøre.

Det er vigtigt være opmærksom på, at jo mere tekst der er, desto mere uoverskuelig bliver håndbogen. Og hvis håndbogen er uoverskuelig, er der større risiko for, at den ikke bliver brugt.

Man bør også gøre sig klart, hvad formålet med personalehåndbogen er, hvilken eller hvilke målgrupper, den skal henvende sig til, og hvor omfangsrig den skal være.

Håndbogen som en nyttig funktion

Virksomheden skal huske, at når personalehåndbogen skal udarbejdes, er det vigtigt at skabe klarhed i beskrivelsen af komplicerede regler vedrørende barsel, ferie og lignende, samt sikre sig at personalehåndbogen er i overensstemmelse med gældende lovgivning.

For at personalehåndbogen kan have en nyttig funktion, er det meget vigtigt at den først og fremmest efterleves, hvilket kræver, at ledelsen på alle niveauer i organisationen håndhæver disse. Dernæst er det vigtigt, at den løbende bliver opdateret og holdt ved lige, sådan at den hele tiden afspejler de faktiske og juridiske forhold og således, at medarbejderne ser, at der sker udvikling. HRpeople har gode oplevelser med et ejerskabsforhold, dvs. at min. to medarbejdere får tildelt ansvaret for at opdatere personalehåndbogen fast én gang i kvartalet.

Hvis medarbejderne først oplever, at personalehåndbogen ikke er opdateret eller ikke efterleves, mister de tilliden til den og værdien i at have en personalehåndbog forsvinder derfor helt.

Alle virksomheder er forskellige – en kopi af en anden virksomheds personalehåndbog bliver aldrig personlig, derfor skal der lægges et professionelt arbejde i projektet. Arbejdet med at udarbejde en personalehåndbog er en større proces, som ofte kræver mange ressourcer og fokus. Derfor benytter flere og flere virksomheder eksterne konsulenter til at varetage denne del, så opgaven varetages med størst mulig professionel og erfaren tilgang.